# Support de formation : Alterna pour encadrants, direction et administrateurs > **Public cible** : Encadrants techniques, Conseillers en Insertion Professionnelle (CIP), Direction, Administrateurs > **Format** : Demi-journée (environ 3h30 à 4h00) alternant apports et manipulations pratiques > **Prérequis de contexte** : Alterna est modulaire (les rubriques affichées dépendent des modules souscrits par la structure). Le cloisonnement est strict : chaque rôle a ses droits, chacun ne voit que ses sites/équipes, la direction a une vue globale. Les données sensibles (santé, motifs d'absence, freins sociaux) nécessitent une habilitation dédiée et la double authentification (2FA). > **Données d'exemples** : Profils et données fictifs (Camille Exemple, Dominique Essai, etc.). --- ## Sommaire de la formation * **Partie 1** : Prendre en main la plateforme (Diapos 1 à 4) + *Exercice pratique 1* * **Partie 2** : Les personnes, les contrats et l’accompagnement (Diapos 5 à 8) + *Exercice pratique 2* * **Partie 3** : Le planning et la gestion des congés (Diapos 9 à 13) + *Exercice pratique 3* * **Partie 4** : Logistique, tournées et encombrants (Diapos 14 à 18) + *Exercice pratique 4* * **Partie 5** : Moyens généraux et communication d’équipe (Diapos 19 à 22) + *Exercice pratique 5* * **Partie 6** : Pilotage, gouvernance et administration (Diapos 23 à 25) * **Fiche mémo** : Tableau récapitulatif « Qui fait quoi ? » --- ## Partie 1 : Prendre en main la plateforme (4 diapositives) ### Diapositive 1 : Connexion et sécurité d'accès * **Titre** : Se connecter en toute sécurité * **Points clés** : * Double authentification (2FA par code temporaire ou clé physique FIDO2) pour les rôles encadrants et direction * Connexion rapide mémorisée sur le poste informatique attitré du bureau * Code PIN simplifié sur smartphone pour les interventions en mobilité * *Important* : Les rubriques visibles à l'écran dépendent directement des modules activés par votre structure * **Visuel** : Capture écran de mire de connexion avec 2FA (`captures/bienvenue.png` ou [Capture à ajouter : écran 2FA avec clé de sécurité]) * **Notes de l'orateur** : « Bienvenue à tous. Pour les fonctions d'encadrement et de direction, l'accès à Alterna engage la responsabilité de la structure sur les données personnelles. C'est pourquoi nous activons systématiquement l'authentification forte (2FA). Sur votre poste fixe de bureau, un système de session de confiance évite de ressaisir le code à chaque instant, tandis que sur le terrain, votre smartphone se déverrouille par un code PIN rapide. » ### Diapositive 2 : L'interface selon votre profil * **Titre** : Découvrir son espace de travail * **Points clés** : * Tableau de bord adapté en temps réel à vos attributions (Encadrant, CIP ou Direction) * Centre de notifications : la cloche signale les demandes en attente et les alertes urgentes * Navigation personnalisable : affichage du menu latéral en liste ou en tuiles visuelles * **Visuel** : Tableau de bord principal (`captures/cip-accueil.png` ou `captures/chantiers.png`) * **Notes de l'orateur** : « Dès l'accueil, vous retrouvez vos indicateurs prioritaires du jour : effectifs présents, demandes de congés à valider, alertes de maintenance. Vous pouvez adapter l'affichage du menu selon vos préférences d'usage, en liste compacte ou sous forme de grandes tuiles. » ### Diapositive 3 : Gérer son compte et ses préférences * **Titre** : Paramétrer son profil utilisateur * **Points clés** : * Contrôle de vos identifiants et renouvellement de mot de passe * Liste des appareils actuellement connectés avec révocation à distance * Choix du thème visuel d'interface (clair, sombre, contraste renforcé) * **Visuel** : [Capture à ajouter : écran "Mon compte" avec liste des sessions actives] * **Notes de l'orateur** : « Chaque collaborateur conserve la maîtrise de son compte. La rubrique Mon Compte permet de vérifier les terminaux ayant accès à votre session et de couper instantanément un accès en cas de doute ou de perte d'un téléphone. » ### Diapositive 4 : Continuité de service et mode vacances * **Titre** : Organiser son absence avec le mode vacances * **Points clés** : * Désignation d'un collègue remplaçant pendant vos congés ou absences * Transfert temporaire et tracé des alertes et droits de validation * Reprise automatique à votre retour sans reconfiguration technique * **Visuel** : [Capture à ajouter : modale d'activation du mode vacances avec sélection du remplaçant] * **Notes de l'orateur** : « Lorsqu'un encadrant s'absente, l'activité ne doit pas s'arrêter. Le mode vacances permet de déléguer temporairement la validation des congés et des tournées à un pair. Toutes les actions effectuées pendant l'intérim restent tracées avec mention du remplaçant. » > **🛠️ Exercice pratique 1** : Connectez-vous avec le profil encadrant de démonstration, paramétrez votre code PIN de session rapide et activez le mode vacances pour une délégation test sur Dominique Essai. --- ## Partie 2 : Les personnes, les contrats et l’accompagnement (4 diapositives) ### Diapositive 5 : Création de fiche et ouverture de compte * **Titre** : Accueillir un nouveau salarié * **Points clés** : * Saisie de l'état civil et génération de la fiche salarié * Création immédiate du compte utilisateur sans exiger d'adresse email personnelle * Édition de la fiche de bienvenue avec identifiant et mot de passe provisoire * **Visuel** : Fiche contrat et nouvel arrivant (`captures/contrat.png`) * **Notes de l'orateur** : « Beaucoup de salariés en insertion ne disposent pas d'une adresse email personnelle accessible sur smartphone. Alterna permet de générer un compte à partir d'un identifiant simple et d'un mot de passe temporaire imprimable sur un coupon d'accueil. » ### Diapositive 6 : Contrats, horaires et habilitations * **Titre** : Suivre les contrats et les compétences * **Points clés** : * Saisie du type de contrat (CDDI, convention, stage), dates et volume horaire mensuel * Enregistrement des permis (B, C, CACES) et habilitations de sécurité (SST, électrique) * Alertes visuelles automatiques avant l'échéance des contrats ou des visites médicales * **Visuel** : Tableau récapitulatif des contrats et chantiers (`captures/chantiers.png`) * **Notes de l'orateur** : « Vous enregistrez ici les caractéristiques contractuelles et le volume horaire prévisionnel. La plateforme signale automatiquement les renouvellements à anticiper et empêche d'affecter un salarié à la conduite sans permis valide. » ### Diapositive 7 : Sorties, mutations et archivage * **Titre** : Gérer les fins de parcours et mouvements * **Points clés** : * Clôture propre d'un compte salarié en fin de contrat * Retrait automatique de la personne du planning à la date de sortie * Mutation d'un salarié d'une équipe à une autre ou archivage de l'historique * **Visuel** : [Capture à ajouter : écran d'archivage d'un profil avec date de sortie définitive] * **Notes de l'orateur** : « À la fin du contrat, la clôture du profil désactive instantanément l'accès applicatif tout en conservant l'historique légal requis. Les plannings futurs sont nettoyés automatiquement. » ### Diapositive 8 : Le parcours socio-professionnel (CIP) * **Titre** : Piloter le parcours d'accompagnement * **Points clés** : * Suivi complet : diagnostic initial, levée des freins (mobilité, logement, santé), objectifs * Historique confidentiel des entretiens et actions convenues * Cloisonnement strict : les notes sociales confidentielles ne sont jamais visibles des encadrants techniques * **Visuel** : Dossier CIP et diagnostic (`captures/dossier.png`) * **Notes de l'orateur** : « Le dossier d'insertion est l'outil exclusif du conseiller en insertion. Il structure le suivi individuel et la progression des étapes. Le cloisonnement applicatif protège le secret professionnel : l'encadrant technique a connaissance des contraintes d'horaires ou de postes, mais pas du détail des situations personnelles ou de santé. » > **🛠️ Exercice pratique 2** : Créez la fiche du salarié fictif « Camille Exemple » (Contrat CDDI 26h), attribuez-lui l'habilitation SST et générez son coupon de connexion provisoire. --- ## Partie 3 : Le planning et la gestion des congés (5 diapositives) ### Diapositive 9 : Construction de la grille de planning * **Titre** : Construire et ajuster les plannings * **Points clés** : * Affectation intuitive des journées et créneaux par glisser-déposer * Menu contextuel rapide sur chaque salarié (dupliquer, modifier, remplacer) * Gestion des multi-activités et rendez-vous extérieurs sur une même journée * **Visuel** : Vue planning classique (`captures/planning-classique.png`) * **Notes de l'orateur** : « La grille de planning est le tableau de bord opérationnel de l'encadrant. Vous affectez vos équipes en quelques clics. Si un salarié a un rendez-vous médical ou un entretien CIP le matin, vous pouvez scinder la journée sans perturber le reste de la ligne. » ### Diapositive 10 : Modes d'affichage et codes couleurs * **Titre** : Adapter l'affichage selon le métier * **Points clés** : * Vue classique par équipe/salarié (idéale pour chantiers d'espaces verts ou BTP) * Vue magasin par créneaux et postes (caisse, tri, quai, accueil) * Personnalisation des codes couleurs par atelier pour une lecture immédiate * **Visuel** : Comparatif visuel classique vs magasin (`captures/planning-classique.png` et `captures/planning-magasin.png`) * **Notes de l'orateur** : « Pour une boutique solidaire, la vue magasin permet de s'assurer en un coup d'œil qu'il y a toujours un valoriste en caisse et deux personnes au quai de déchargement sur chaque créneau horaire. » ### Diapositive 11 : Types de journées et contraintes * **Titre** : Définir les types de journées * **Points clés** : * Utilisation des motifs standards (Chantier, Formation, Absence justifiée, Arrêt maladie) * Création de types personnalisés adaptés à la structure (ex. *Immersion PMSMP*, *Permis de conduire*) * Paramétrage des motifs obligatoires pour le calcul des heures payées * **Visuel** : [Capture à ajouter : modale de sélection et création d'un type de journée] * **Notes de l'orateur** : « Vous pouvez enrichir la nomenclature des journées selon vos dispositifs pédagogiques. Chaque type de journée porte des règles de comptabilisation précises pour la paie et les financeurs. » ### Diapositive 12 : Arbitrage des demandes de congés * **Titre** : Valider et ajuster les congés * **Points clés** : * Notification en temps réel des demandes formulées par les salariés * Visualisation de l'impact sur l'effectif présent avant acceptation ou refus motivé * Ajustement exceptionnel du solde de congés avec obligation de renseigner un motif * **Visuel** : Tableau de gestion des CP (`captures/tableau-cp.png`) * **Notes de l'orateur** : « L'encadrant valide les congés en ayant sous les yeux le taux de présence de son équipe. Le décompte est automatique. En cas de régularisation du solde de congés payés, le système impose une justification textuelle pour la traçabilité RH. » ### Diapositive 13 : Édition et affichage légal * **Titre** : Imprimer et diffuser le planning * **Points clés** : * Export PDF optimisé pour l'impression A4 et A3 grand format * Option d'impression avec ou sans légende des couleurs * Affichage clair des jours fériés et des remplacements * **Visuel** : [Capture à ajouter : aperçu avant impression du planning d'équipe] * **Notes de l'orateur** : « Bien que tout soit accessible sur mobile, l'affichage légal du planning dans l'atelier reste obligatoire. Le module d'impression génère une grille parfaitement lisible, contrastée et prête à être punaisée sur le panneau d'information. » > **🛠️ Exercice pratique 3** : Sur la grille de la semaine en cours, positionnez une journée « Immersion PMSMP » pour un salarié, puis traitez et validez une demande de congé en vérifiant la mise à jour du compteur. --- ## Partie 4 : Logistique, tournées, encombrants (5 diapositives) ### Diapositive 14 : Saisie des bons d'intervention * **Titre** : Enregistrer collectes et livraisons * **Points clés** : * Saisie guidée d'un bon d'enlèvement ou de livraison * Proposition et géocodage automatique de l'adresse de destination * Enchaînement rapide de plusieurs bons pour un même donneur d'ordre * **Visuel** : [Capture à ajouter : formulaire de création d'un bon de collecte logistique] * **Notes de l'orateur** : « La création d'un bon est fluide : l'adresse se complète automatiquement grâce au référentiel géographique, réduisant les erreurs de destination pour les équipages. » ### Diapositive 15 : Composition des tournées journalières * **Titre** : Composer les tournées en un clic * **Points clés** : * Affectation des chauffeurs, coéquipiers et camions par glisser-déposer * Visualisation globale de la capacité de chargement et des créneaux horaires * Synchronisation immédiate sur l'application mobile des équipages * **Visuel** : Tableau de composition des tournées (`captures/diapos/d08.png`) * **Notes de l'orateur** : « Vous associez vos salariés et vos véhicules aux tournées en faisant glisser les étiquettes. L'agenda de tournée se met à jour en direct, et les salariés retrouvent instantanément leur feuille de route sur leur smartphone. » ### Diapositive 16 : Suivi terrain et émargement client * **Titre** : Suivre l'avancement des interventions * **Points clés** : * Suivi du départ de l'atelier et du franchissement de chaque étape * Signature dématérialisée du client directement sur le smartphone * Possibilité d'ajouter des photos justificatives en cas d'accès bloqué ou de refus * **Visuel** : Vue mobile du suivi des arrêts (`captures/mobile-journee.png`) * **Notes de l'orateur** : « L'équipe sur le terrain coche chaque étape. En cas d'imprévu (client absent, déchet non conforme), une photo est prise et transmise instantanément au secrétariat, évitant tout litige ultérieur. » ### Diapositive 17 : Collecte des encombrants et tonnages * **Titre** : Traiter les encombrants et pesées * **Points clés** : * Import automatisé de la liste des encombrants (fichiers collectivités) * Optimisation de l'ordre de passage selon le gabarit des objets * Bilan consolidé des volumes collectés et estimation automatique du tonnage * **Visuel** : [Capture à ajouter : tableau de synthèse des encombrants et tonnages estimés] * **Notes de l'orateur** : « Pour les conventions de collecte d'encombrants, Alterna permet d'importer directement les listes fournies par les collectivités partenaires et d'agréger automatiquement les tonnages pour la facturation et le bilan environnemental. » ### Diapositive 18 : Cartographie opérationnelle du jour * **Titre** : Visualiser les moyens sur la carte * **Points clés** : * Carte interactive IGN / OpenStreetMap affichant l'ensemble des points du jour * Visualisation distincte des tournées par couleur de camion * Optimisation visuelle des parcours pour réduire les kilomètres parcourus * **Visuel** : Carte logistique interactive (`captures/diapos/d09.png`) * **Notes de l'orateur** : « La vue cartographique offre une synthèse géographique indispensable : vous visualisez la répartition spatiale de vos interventions, facilitant le rééquilibrage des tournées en cas de retard sur un secteur. » > **🛠️ Exercice pratique 4** : Créez un bon de collecte pour une ressourcerie, glissez-le dans la tournée du camion 1 avec deux salariés affectés, et visualisez le point sur la carte du jour. --- ## Partie 5 : Moyens et vie de la structure (4 diapositives) ### Diapositive 19 : Gestion de la flotte de véhicules * **Titre** : Piloter le parc automobile * **Points clés** : * Suivi des fiches véhicules (carte grise, assurance, contrôles techniques) * Calendrier des immobilisations pour révision et entretien garage * Traçabilité des états des lieux départ/retour signés avec photos des anomalies * **Visuel** : Fiche véhicule et contrôle (`captures/vehicule.png`) * **Notes de l'orateur** : « La gestion des véhicules est souvent un point sensible en chantier. Les états des lieux horodatés et signés sur téléphone responsabilisent les équipes et permettent d'identifier précisément l'origine des éventuelles dégradations. » ### Diapositive 20 : Matériel, contrôles et fournitures * **Titre** : Sécuriser le matériel et les locaux * **Points clés** : * Inventaire des équipements avec génération d'étiquettes à QR code * Registre de sécurité intégré : rappels des contrôles périodiques (extincteurs, portes coupe-feu, électricité) * Gestion centralisée des demandes de consommables et fournitures d'atelier * **Visuel** : Contrôles de sécurité et étiquettes (`captures/controles.png` et `captures/etiquettes.png`) * **Notes de l'orateur** : « Vos outils et machines portent une étiquette QR code scannable sur le terrain. Le registre réglementaire vous avertit à l'avance des dates d'inspection obligatoire pour maintenir la conformité de vos ateliers. » ### Diapositive 21 : Messagerie d'équipe et confidentialité * **Titre** : Encadrer les communications internes * **Points clés** : * Envoi de messages ciblés par équipe ou individuels avec pièces jointes * Règle de supervision : les encadrants lisent les messages de leur équipe, la direction ceux de la structure (en consultation tracée) * Étanchéité absolue : les échanges privés avec le CIP sont exclus de la vue encadrant * Règle de rétention : conservation active pendant le contrat puis archivage de 12 mois * **Visuel** : Messagerie d'équipe (`captures/diapos/d11.png`) * **Notes de l'orateur** : « La messagerie professionnelle remplace avantageusement les groupes informels sur réseaux sociaux. Elle est transparente : chaque consultation de contrôle est inscrite au journal d'audit pour éviter tout abus, et les échanges avec le CIP restent strictement confidentiels. » ### Diapositive 22 : Procédures « Lu et compris » et documents * **Titre** : Partager consignes et documents * **Points clés** : * Diffusion des consignes de sécurité avec accusé obligatoire « Lu et compris » * Suivi des émargements pour justifier de la bonne information des équipes * Espace documentaire partagé et annuaire interne des services * **Visuel** : [Capture à ajouter : liste des salariés ayant validé une procédure de sécurité] * **Notes de l'orateur** : « En cas de contrôle de l'inspection du travail, vous pouvez prouver instantanément que chaque salarié a pris connaissance des règles de sécurité de l'atelier grâce à l'historique d'émargement "Lu et compris". » > **🛠️ Exercice pratique 5** : Publiez une consigne de sécurité d'atelier (« Port des lunettes de protection »), demandez à un collègue de la valider et vérifiez l'émargement sur votre tableau de bord. --- ## Partie 6 : Piloter et administrer (3 diapositives ; Direction & Administrateurs) ### Diapositive 23 : Rapports financeurs et tableaux de bord * **Titre** : Piloter l'activité et rendre compte * **Points clés** : * Génération automatique des bilans consolidés pour le comité de pilotage * Exportation des données statistiques par financeur (heures réalisées, taux d'occupation, sorties dynamiques) * Indicateurs mensuels d'absentéisme et d'activité * **Visuel** : Tableaux de bord et bilans d'activité (`captures/rapports.png`, `captures/statistiques.png`, `captures/bilan.png`) * **Notes de l'orateur** : « Pour la direction, Alterna transforme des semaines de compilation laborieuse en un rapport instantané. Vos indicateurs de réalisation conventionnelle sont fiables, consolidés en continu à partir des émargements réels. » ### Diapositive 24 : Paramétrage et identité de la structure * **Titre** : Configurer la structure sur-mesure * **Points clés** : * Activation sélective des modules selon les besoins opérationnels * Personnalisation du logo par site géographique, du vocabulaire et des listes déroulantes * Personnalisation des menus par rôle pour simplifier l'interface (masquage d'options non utilisées) * **Visuel** : Activation des modules et thèmes (`captures/modules.png` et `captures/theme-foret.png`) * **Notes de l'orateur** : « Vous pilotez la complexité : masquez les modules superflus pour préserver la clarté. Vous pouvez adapter les libellés de chaque écran pour qu'ils collent au millimètre près à votre culture d'entreprise associative. » ### Diapositive 25 : Sécurité, RGPD et maintenance système * **Titre** : Sécurité des données et gouvernance * **Points clés** : * Journalisation complète des accès, blocage préventif des tentatives suspectes et sauvegardes régulières * Gestion du cycle de vie des données : exports portables, droit d'accès et effacement sécurisé en fin de délai légal * Déploiement des mises à jour logicielles exclusivement depuis l'interface d'administration (jamais de manipulation manuelle sur le serveur) * **Visuel** : [Capture à ajouter : journal d'audit de sécurité des connexions avec adresses IP et statuts] * **Notes de l'orateur** : « La gouvernance technique d'Alterna garantit votre sérénité juridique : tout est tracé, les sauvegardes sont automatisées, et les mises à jour applicatives s'exécutent de manière contrôlée depuis l'interface sans intervention système risquée. » --- ## Annexe : Fiche « Qui fait quoi ? » (1 page de synthèse) | Rôle / Fonction | Périmètre d'accès visible | Actions quotidiennes prioritaires | Habilitations sensibles & Sécurité | | :--- | :--- | :--- | :--- | | **Salarié en insertion** | Son planning, ses congés, ses messages, ses tournées du jour. | Consulter ses horaires, poser des CP, signer les états des lieux véhicule et émarger les livraisons. | Code PIN mobile personnel. Aucun accès aux dossiers d'autrui ni aux données administratives. | | **Encadrant technique** | Son ou ses sites d'affectation, son équipe de production. | Gérer la grille de planning, valider les congés, composer les tournées, suivre l'état du parc matériel. | Accès aux messages d'équipe (lecture tracée). Aucun accès aux dossiers CIP ni aux données de santé. | | **Conseiller en Insertion (CIP)** | Ensemble des salariés en parcours sur ses sites. | Suivi du diagnostic, levée des freins, comptes rendus d'entretiens, conventions PMSMP, bilans de parcours. | Accès réservé et exclusif au dossier socio-professionnel. Double authentification (2FA) requise. | | **Direction** | Vue consolidée multi-sites et l'ensemble des équipes. | Suivi des indicateurs, arbitrage des ressources, préparation des comités de pilotage et bilans financeurs. | Supervision générale des messages (lecture tracée au journal). Double authentification (2FA) requise. | | **Administrateur** | Paramètres globaux de la structure. | Activation des modules, gestion des comptes et droits, personnalisation graphique, registre d'audit. | Gestion des accès et sauvegardes. Double authentification (2FA) et clé physique recommandées. |